Management/Personal Assistant

Voor ons kantoor in Amsterdam

Bedrijfsprofiel

Kylla Corporate Transactions is een internationale corporate transactions firma, gespecialiseerd in corporate funding, -investering en -structurering. Ons kantoor wordt geleid door twee Nederlandse Partners. Dit doen zij samen met wereldwijd zo’n 12 Associate Partners, uit zowel Europa, Azië, het Midden-Oosten als Noord- en Zuid-Amerika, alsmede met een selectief aantal Global Network Partners. Wij hebben een kantoor in Amsterdam en in ’s-Hertogenbosch.

Bedrijfscultuur

Onze organisatie is lean en efficiënt. Er heerst een informele cultuur, collega’s staan met beide benen op de grond, werken hard en zijn gedreven om afspraken en verwachtingen van klanten waar te maken. Het belang van onze klant is onze drijfveer waarvoor we graag die extra stap maken.
Beide Partners zijn erg betrokken en gepassioneerde ondernemers met een gezonde dosis humor en met aandacht voor het sociale aspect van hun werk. De PA is iemand die investeert in een goede persoonlijke werkrelatie en vindt het prettig om inhoudelijk en werkmatig te ontzorgen.

Functieomschrijving

Het betreft een fulltime functie (30-40 uur) die ontstaat door groei van de organisatie. Je levert managementondersteuning aan een van beide partners in de breedste zin. Daarnaast zorg je voor de secretariële en organisatorische ondersteuning van het kantoor Amsterdam.
Activiteiten:

  • Voert time- en agendamanagement uit voor de Managing Partner in Amsterdam;
  • Je hebt dagelijkse afstemming met de partner;
  • Je verzamelt de benodigde achtergrondinformatie en/of documenten voor afspraken;
  • Je schrijft voorstellen voor (potentiële) klanten;
  • Bewaakt de voortgang/opvolging van gemaakte afspraken en signaleert knelpunten;
  • Communiceert (overwegend in het Engels) zowel mondeling als schriftelijk intern en aan
    derden;
  • Onderhoudt contacten intern en met derden op uitvoerend niveau;
  • Ontvangt en verwerkt mede de post (digitale postverwerking) ten behoeve van dossiervorming;
  • Voert interne administratie en draagt zorg voor compliance verplichtingen;
  • Behandelt inkomend telefoonverkeer;
  • Mede beheren en organiseren van stukken in de archief- en documentatiesystemen;
  • Mede verzorgen van circulatie van stukken;
  • Plannen van reizen;
  • Informeren van Associate Partners inzake projecten, opvolging en internationale dossiers.

Functiecriteria

Je bent een Personal Assistant met flair. Je hebt de ervaring en je beschikt daarnaast over vaardigheden de verschillende werkprocessen op een natuurlijke wijze laten verlopen. Je hebt de juiste mindset die past in een omgeving van ondernemers. Ondersteuning en inhoudelijk ontzorgen is je tweede natuur zodat de partner zich kan concentreren op commerciële en financiële ontwikkelingen. Je weet als geen ander hoe je op professionele wijze werk uit handen kunt nemen en herkent de knelpunten, stelt prioriteiten en herziet deze waar nodig. Je bent eerste aanspreekpunt voor interne en externe relaties, bent op de hoogte van lopende processen en acteert snel en op de juiste wijze. Je weet op elk niveau te communiceren en met vertrouwelijke informatie om te gaan. Je bent discreet en tactvol en weet de juiste balans te vinden tussen zelfstandig optreden en overleg. Je draait je hand bovendien niet om voor de dagelijkse secretariële taken, waaronder het uitvoeren van kostenrapportage, urenregistratie en agenda management. Planning, accuratesse en efficiency zijn hierbij sleutelwoorden; kwaliteit en klantgerichtheid staan immers hoog in het vaandel. Verder bieden we graag ruimte voor eigen inbreng en verwelkomen we creativiteit in het opzetten van nieuwe processen.

  • Je beschikt over HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur aangevuld met een
    directiesecretaresse opleiding of je bent bereid om de finesse van ons metier te leren “on the job”;
  • Tenminste 5 jaar aantoonbare relevante werkervaring in een vergelijkbare functie;
  • Uitstekende beheersing van de Engelse en Nederlandse taal in woord en geschrift;
  • Ervaring met Microsoft Office en affiniteit met moderne kantoor applicaties;
  • Affiniteit/kennis en ervaring met juridische documenten, commerciële voorstellen en
    bedrijfspresentaties;
  • Ervaring of affiniteit met project management;
  • Financieel en economisch onderlegd;
  • Zeer goede en aantoonbare organisatorische en coördinerende vaardigheden;
  • Zowel in teamverband alsook solitair te kunnen werken;
  • Discreet kunnen omgaan met vertrouwelijke situaties en documenten.

Competenties

  • Een proactieve en flexibele werkhouding;
  • Je beschikt over een grote mate van nauwkeurigheid en hebt oog voor detail;
  • Analytisch denkvermogen;
  • Snel schakelen;
  • Stressbestendig;
  • Groot verantwoordelijkheidsgevoel;
  • Organisatiebewustzijn;
  • Prioriteitenstelling;
  • Integriteit;
  • Zeer goede communicatieve en contactuele vaardigheden.

Wat Kylla biedt: De kans om onderdeel uit te maken van een sterk groeiende, flexibele en ambitieuze organisatie en te werken binnen een gedreven team. Een zelfstandige functie met relatief veel vrijheid. Uitstekende primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden.
Geïnteresseerd? Als je deze functie wilt vervullen, stuur dan je CV en motivatie naar mevrouw Bijke Tulkens op tulkens@kylla.com tot uiterlijk vrijdag 31 mei 2019.